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IL CONTRATTO
DI OUTSOURCING
Premessa
Con il termine
inglese “outsourcing”, composto dai
vocaboli outside resourcing, si intende la
“esternalizzazione” di alcune funzioni di una
impresa, ovvero, talvolta, anche l'affidamento ad
altra impresa dell'esecuzione e della gestione di
un intero processo aziendale, comprese le
infrastrutture ed il personale.
Lo schema
negoziale dell'outsourcing può farsi risalire
all'inizio del XX° secolo, quando le aziende
manifatturiere statunitensi iniziarono ad
“esternalizzare” la produzione di alcuni
componenti dei propri prodotti, mantenendo al
proprio interno unicamente l'attività di
assemblaggio degli stessi.
Il meccanismo
negoziale è da tempo consolidato anche in Italia
dove, già a partire dagli anni '60, ha iniziato a
diffondersi il fenomeno dei “Centri Servizi” che
offrivano alle imprese, appunto, in outsourcing,
l'elaborazione dei dati relativi alle paghe ed
alla contabilità delle aziende.
La caratteristica
strutturale del contratto di outsourcing
il rapporto tra committente e fornitore
(prestatore) per la fornitura di servizi da “esternalizzare”,
ovvero da affidare in modo tendenzialmente
stabile al fornitore. Anche in ragione di
questa tendenziale stabilità diviene
essenziale precisare accuratamente anche i
criteri di qualità, le tempistiche, i
meccanismi di monitoraggio e le clausole di
rinegoziazione e per la gestione non
contenziosa di possibili controversie.
Il contratto di outsourcing
non è disciplinato in modo specifico dal codice
civile e può quindi considerarsi un contratto
atipico, ovvero, un contratto i cui elementi
caratteristici non sono sono stati definiti dalla
legge ma dalla pratica commerciale ed aziendale
secondo il principio di autodeterminazione sancito
dall'art. 1322 del cod. civ..
Normalmente, gli
schemi tipici su cui si fonda il contratto di otsourcing sono quelli
del contratto di appalto, del contratto d’opera o
del contratto di subfornitura.
E' bene che le
parti tengano a mente che la scelta di uno schema
negoziale in luogo dell'altro comporta conseguenze
anche di estremo rilievo sotto il profilo
giuridico, visto che determina l'automatica
applicazione al contratto dell'intera disciplina
prevista per il modello adottato.
Vantaggi del
rapporto di outsourcing
Quando è
impiegato con le dovute cautele, il contratto di outsourcing
è uno strumento negoziale molto efficace nel
favorire significativi benefici economici,
consentendo di ridurre notevolmente alcuni costi e
favorendo al contempo la possibilità di
concentrarsi sulle attività di impresa più
caratteristiche e redditizie, aumentando così la
complessiva competitività dell'impresa.
Attraverso il
contratto di outsourcing, inoltre,
l'impresa migliora la propria flessibilità. Una
caratteristica, questa, che può definirsi
strategica nell'attuale sistema economico visto
che consente all'impresa di adattarsi agli odierni
repentini mutamenti della domanda e di fare
rapidamente fronte alle novità, senza subire gli
effetti negativi dell’obsolescenza.
La scelta di
affidare in outsourcing una o più funzioni
dell'impresa presuppone però delle valutazioni
approfondite sulle caratteristiche del mercato di
riferimento e sulle strategie di fondo
dell'impresa.
Infatti,
l'impresa che intenda affidare delle attività in outsourcing
dovrà prima individuare con precisione il proprio
c.d. core business, al fine di mantenere
al proprio interno le competenze e le strutture che lo
caratterizzano, esternalizzando invece
alcune o tutte le attività che, pur avendo una
loro unitarietà ed autonomia, sono ad esso
estranee.
La redazione
del contratto di outsourcing
Il contratto di outsourcing,
normalmente, prevede una parte generale, che
regola i rapporti sotto il profilo strettamente
giuridico e una seconda parte, che contiene invece
la regolamentazione di dettaglio relativa agli
specifici caratteri commerciali e tecnici del
rapporto.
La struttura
redazionale ed il contenuto del contratto di outsourcing,
comunque, possono variare notevolmente.
In taluni casi,
si rende necessario disciplinare puntualmente il
rapporto, in altri casi, invece, il contratto deve
essere strutturato in modo da garantire
soprattutto l'esigenza di autonomia ed
indipendenza che le parti desiderano riservasi in
funzione delle proprie necessità.
Quando con il
contratto di outsourcing si realizza una
vera e propria “esternalizzazione” di interi
processi aziendali o anche di un intero ramo di
azienda, si rende necessaria anche la redazione di
contratti ad esso collegati, che hanno ad oggetto
una serie di rapporti accessori anche di notevole
importanza economica, come quelli concernenti la
cessione di beni, mobili, immobili, know how
aziendale, proprietà intellettuale ed anche
accordi relativi al trasferimento di personale.
Il contenuto del
contratto di outsourcing è caratterizzato da
alcune clausole ricorrenti come ad esempio
le pattuizioni riguardanti: i tempi entro cui
devono essere avviate le varie attività e fornite
dal committente le relative informazioni, le
garanzie offerte da ciascuna parte, la
distribuzione delle reciproche responsabilità, la
definizione delle attività di controllo e
monitoraggio da parte del committente, ecc..
Inoltre, vi sono
delle caratteristiche comuni tendenzialmente a
tutti i rapporti di outsourcing, che si
traducono in correlative esigenze tipiche.
Infatti, spesso è
preferibile prevedere una durata di lungo o almeno
medio termine del contratto di outsourcing.
Rapporti troppo brevi tra committente e fornitore
rappresentano un rischio per entrambi, il primo,
perché si troverebbe in difficoltà a sopperire
alle proprie esigenze in caso di improvvisa
cessazione del rapporto, il secondo, perché
avrebbe una posizione di mercato meno stabile.
Altra
caratteristica comune è l'esigenza della
riservatezza dei dati trattati e delle attività
svolte dal fornitore. Quando si instaura un
rapporto di outsourcing, infatti, le due
imprese si scambiano necessariamente una notevole
mole di dati, documenti e informazioni anche
inerenti a processi aziendali e know how che ben
possono avere natura commerciale rilevante di
carattere riservato. Diventa dunque essenziale sia
da un punto di vista organizzativo sia da quello
della sicurezza dei dati e della tutela del know
how aziendale, prevedere una attenta
regolamentazione delle modalità di comunicazione e
conservazione dei dati e della riservatezza in
generale (ad esempio, l'importanza del profilo
della riservatezza è tipico nell'outsourcing
di servizi informatici).
Settori
applicativi
Uno dei settori
tipici di impiego dei contratti di outsourcing
è proprio quello informatico.
Secondo una
prassi abbastanza diffusa infatti, le imprese
produttrici di software tendono ad esternalizzare
l'esecuzione delle procedure di realizzazione,
mantenendo al proprio interno solo le fasi di
analisi, sviluppo, progettazione e verifica (c.d.
facility management).
Altri settori di
comune impiego del contratto di outsourcing
sono quelli: dei servizi
amministrativi, della IT in generale, di
gestione della logistica, della supply
chain, nonché, die processi di customer
service bancario,
farmaceutico, delle risorse umane e della
manutenzione.
Il contratto di
outsourcing costituisce dunque uno strumento
strategico nel panorama legale, offrendo alle
imprese l'opportunità di ottimizzare le proprie
risorse e di concentrarsi sulle attività centrali
del proprio business, nel rispetto di un quadro
giuridico rigoroso e ben strutturato.
È però importante
che le imprese coinvolte nel processo di
outsourcing compiano preliminarmente una diligente
analisi dei rischi e delle opportunità
contrattuali anche mediante la consulenza di un
avvocato che curi la negoziazione e la redazione
del contratto, assicurandosi che siano tutelati
gli interessi del committente e che siano anche
stabilite chiare disposizioni per gestire
eventuali controversie in modo negoziale, al fine
di prevenire che eventuali conflittualità possano
sfociare in contenziosi giudiziari.
Se è vero che
molte imprese per la contrattualistica scelgono di
affidarsi a un apparato legale interno è peraltro
anche vero che, richiedere invece la consulenza di
un legale esterno può garantire, pur nel rispetto
delle esigenze dell'impresa assistita e comunque
nella piena confidenzialità garantita anche dalla
disciplina della deontologia forense, quella
maggiore terzietà e obiettività che in certi casi
consente una maggiore completezza e qualità del
contratto stesso.
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